Autore vēl atceras laikus, kad grāmatvedis strādāja ar kontu kartotēkas skapi. Katru darījumu ierakstījām attiecīgā konta kartiņā, zīmējām “lidmašīnas” un slēdzām saldo, sastādot apgrozījuma pārskatu šaha galdiņa stilā. Vēlāk nāca kalkulatori ar čeku lentēm un pirmās datorprogrammas DOS vidē.
Ja būtu jānosauc profesija, kurā vienmēr jāmācās un jātur roka uz pulsa saistībā ar jaunajām tehnoloģijām, tā noteikti būtu grāmatvedība. Digitalizācija maina grāmatveža lomu – no manuāla datu ievades darbinieka uz analītiķi un konsultantu, kurš spēj pievienot lielāku stratēģisko vērtību uzņēmumam. Atbilstība normatīvajiem aktiem kļūst vienkāršāka – digitālās sistēmas bieži tiek atjauninātas atbilstoši jaunākajām normatīvo aktu prasībām. Grāmatvedības programmatūru attīstība veicina mūsu darba efektivitāti – mūsdienu programmas piedāvā plašas integrācijas iespējas ar bankām, noliktavām, e-komerciju u.c. Tā ir iespēja taupīt laiku, strādāt ražīgāk un efektīvāk plānot savu darba dienu.
COVID-19 periods daudziem grāmatvežiem deva iespēju pārskatīt savus ikdienas darba procesus un ieviest pilnībā digitālu – bezpapīra grāmatvedību savā uzņēmumā, piedāvājot šo pakalpojumu arī saviem klientiem. Agrāk bieži nācās saskaņot tikšanās laikus ar klientiem, lai saņemtu dokumentus, taču mūsdienās pietiek ar dokumentu elektronisku iesniegšanu. Nav vairs jāplāno laiks dokumentu nodošanai vai saņemšanai. Agrāk bieži nācās sastapties ar situācijām, kurās klients apgalvo, ka rēķins jau ir nodots grāmatvedim, bet grāmatvedis to nespēj atrast. Tas radīja nevajadzīgu spriedzi attiecībās ar klientiem. Autore saviem kolēģiem atgādina: “Dokumentu oriģināli ir klienta īpašums, bet mēs tikai apstrādājam mums iesniegtos datus.”
Digitalizācijas procesā lieliski palīdz CostPocket.com aplikācija, jo šim risinājumam ir integrācija ar gandrīz visām populārajām grāmatvedības sistēmām Latvijā. Digitalizēti procesi, piemēram, rēķinu atpazīšana un to automātiska ievade grāmatvedības uzskaites programmā būtiski samazina cilvēcisko kļūdu risku. Tā ir iespēja efektīvākai komunikācijai ar, piemēram, VID par papildus datu iesniegšanu. No elektroniskiem dokumentu atvasinājumiem var ātri sagatavot pārskatus PDF vai Excel formātā – vien pāris minūšu laikā. Nav vairs jāmeklē dokumenti fiziskās mapēs un jāskenē tie atkārtoti. Autore aicina padomāt – cik daudz lieku darbību grāmatvedis agrāk veica:
Rēķins tiek saņemts-> Izdrukāts-> Nodots grāmatvedībai-> Dati manuāli ievadīti sistēmā ( DIGITALIZĒTI) -> Rēķins skenēts un sūtīts VID.
Savukārt, mākoņtehnoloģijas ļauj piekļūt datiem no jebkuras vietas – tas ir īpaši svarīgi attālināta darba apstākļos. Līgumi, vienošanās, akti, konta izraksti, vadības atskaites u.c. dokumenti tiek glabāti koplietošanas mapēs – SharePoint vai Google Drive. Tie nodrošina dokumentu pārskatāmību, piekļuvi pēdējām versijām un dokumentu saglabāšanu. Turklāt, elektroniski parakstītam dokumentam ir juridisks spēks tikai elektroniskā formātā. Elektroniskais paraksts apliecina dokumenta autentiskumu un integritāti tieši digitālajā vidē. Ja dokumentu izdrukā, paraksts vairs nav pārbaudāms, līdz ar to zūd arī tā juridiskā nozīme.
Svarīgi!
- Elektroniskā paraksta derīgumu var pārbaudīt tikai elektroniski (piemēram, eParaksts.lv, Smart-ID u.c.).
- Papīra izdruka ir tikai informatīvs izraksts no dokumenta bez juridiska spēka.
- Ja papīra dokumentam nepieciešams juridisks spēks, jāizmanto cita apliecināšanas forma (piemēram, notariāli apstiprināts papīra dokuments).
Līdz ar digitalizāciju pieaug nepieciešamība pēc drošiem risinājumiem sensitīvu finanšu datu aizsardzībai. Jautājumi par datu drošību jāizrunā ar IT partneriem vai nozares ekspertiem. Bieži vien tieši digitālie risinājumi (piemēram, SharePoint vai Google Drive ar divfaktoru autentifikāciju) ir drošāki nekā lokāli uz datoriem glabāti dati.
Digitālā transformācija nav tikai par ērtību – tā ir par drošību, efektivitāti un mūsdienīgu uzņēmējdarbības vidi. Tie ir mazi soļi digitalizācijas virzienā, bet ieguvumi ir milzīgi – gan efektīvi pārvaldīts laiks, gan sakārtoti procesi.
Dita Kalniņa,
Vienotais Konts SIA vadītāja
Vienotais Konts SIA – digitālais partneris grāmatvedības un finanšu pārvaldības jomā.
Pilnīga digitālā grāmatvedība – nākotnes risinājums šodien!