Covid-19 pandēmijas laikā drīkstēja neparakstīt preču pavadzīmes, lai izsargātos no saslimšanas (šādas izmaiņas bija arī iestrādātas normatīvajos aktos). Vai un kādos gadījumos preču pavadzīmes šobrīd drīkst neparakstīt?
Raksta līdzautore: Dr.oec. Ivita Faituša, SIA “IF Birojs” valdes locekle un galvenā grāmatvede.
Sāksim ar pāris terminiem, kas jāizprot, runājot par preču piegādes dokumentiem. Grāmatvedības likuma (GL) 12.panta 1.daļā ir definēts preču piegādes dokumenta jēdziens – Preču piegādes dokuments ir dokuments, kas apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu un var tikt izmantots, lai noteiktu preču izcelsmi un piederību preču saņemšanas un izsniegšanas vietās.
Savukārt GL 11.panta 1.daļā ir definēts attaisnojuma dokumenta jēdziens – Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esību un kurā ietverti vismaz šā panta piektajā daļā minētie rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu.
Kādu dokumentu sagatavot par preču piegādi?
Preču piegādātājs var brīvi izvēlēties, kādu dokumentu par preču piegādi sagatavot:
- ja piegādātājs vēlas apliecināt tikai preču piegādes un saņemšanas faktu, tad jāsagatavo preču piegādes dokuments (pavadzīme), ievērojot preču piegādes dokumentiem izvirzītās prasības;
- ja piegādātājs vēlas sagatavot vienu dokumentu, kas gan apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu, gan vienlaicīgi kalpo kā attaisnojuma dokuments, tad piegādātājam jāsagatavo preču pavadzīme-rēķins un jāievēro attaisnojuma dokumentiem un preču piegādes dokumentiem noteiktās prasības. Ja preču piegādātājs ir pievienotās vērtības nodokļa (PVN) maksātājs, tad jāievēro arī Pievienotās vērtības nodokļa likumā izvirzītās prasības nodokļa rēķiniem;
- piegādātājs var sagatavot divus atsevišķus dokumentus – preču piegādes dokumentu (pavadzīmi), lai apliecinātu preču piegādes un saņemšanas faktu, un attaisnojuma dokumentu (rēķinu), kas apliecina saimnieciskā darījuma esību un ir paredzēts samaksas veikšanai preces saņēmējam.
Galvenā atšķirība starp preču piegādes dokumentu un attaisnojuma dokumentu ir tajā, kādi rekvizīti katrā no tiem iekļaujami.
Pavadzīme elektroniski
Ja piegādātājs ir izvēlējies par preču piegādi sagatavot preču piegādes dokumentu (pavadzīmi), tad jāievēro Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.877 “Grāmatvedības kārtošanas noteikumi” 1.punktā noteiktais, ka preču piegādes dokumentu ir jāparaksta gan preču nosūtītājam to izsniegšanas vietā, gan preču saņēmējam to saņemšanas vietā. MK noteikumu Nr.877 42.punktā ir noteikta izņēmuma situācija, kad pavadzīmi drīkst neparakstīt – Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas), pamatojoties uz preču nosūtītāja vienošanos ar preču saņēmēju par preču piegādi.
Detalizētāka informācija par to, ko var uzskatīt par dokumenta elektronisku apliecināšanu, ir pieejama Valsts ieņēmumu dienesta metodiskajā materiālā “Preču piegādes dokuments”.
VID piemērs
Saskaņā ar SIA “OU” un SIA “MM” mutvārdu vienošanos par preču piegādi darījuma dalībnieki papildus vienojas, ka preču piegādes dokumenti tiks sagatavoti un nosūtīti elektroniski preču nosūtīšanas brīdī.
SIA “OU” sagatavotā preču piegādes dokumenta apliecināšanu jeb autorizāciju veic uzņēmuma vadītāja noteikta atbildīgā persona Dana Kalniņa, izdarot atzīmi, kura sastāv no lietotājvārda un paroles, kas var būt tekstuāla informācija vai kāda noteikta ciparu un/vai burtu kombinācija vai kods.
SIA “MM” atbildīgā persona Kārlis Krastiņš darbības ar saņemto preču piegādes dokumentu (piemēram, tā atvēršanu, izdrukāšanu) var apskatīt, veicot elektroniskās apliecināšanas atzīmi, kura sastāv no lietotājvārda un paroles, kas var būt tekstuāla informācija vai kāda noteikta ciparu un/vai burtu kombinācija (kods).
Cits VID piemērs
Darījuma parteriem ir pieejama noteikta programmatūra, kurā tiek veikta elektronisko pavaddokumentu apmaiņa un kurā šos pavaddokumentus ar iekšēji apstiprinātu autorizācijas veidu arī digitāli apliecina.
Apstrādes sistēmā informāciju par darījuma apliecināšanu saņem visas darījumā iesaistītās puses.
Tāpat metodiskajā materiālā norādīts, ka vienošanās par šādu apliecināšanas kārtību ir darījuma partneru ziņā, bet tai jāizpaužas civiltiesisko attiecību nodibināšanas veidā, piemēram, interneta veikala lietošanas un preču piegādes noteikumu apstiprināšana, līgumā noteikta kārtība, mutiska vienošanās u. tml.
Vienošanās par apliecināšanas kārtību ir darījuma partneru ziņā, bet tai jāizpaužas civiltiesisko attiecību nodibināšanas veidā, piemēram, līgumā noteikta kārtība, mutiska vienošanās
Ņemot vērā iepriekš minēto, var secināt, ka vispārējā gadījumā preču piegādes dokuments jeb pavadzīme ir pašrocīgi jāparaksta gan preču piegādātājam, gan saņēmējam. Tomēr, ja tas sagatavots elektroniski un abas puses vienojušās par apliecināšanas kārtību, tad pašrocīgs paraksts dokumentam nav obligāts, bet jāveic tā apliecināšana jeb autorizācija pušu starpā iepriekš noteiktā kārtībā. Ja preču piegādes dokumenta apliecināšana netiek veikta, tad tas jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu.
Pavadzīme-rēķins
Ja piegādātājs ir izvēlējies par preču piegādi sagatavot attaisnojuma dokumentu, kas vienlaicīgi kalpo arī kā preču piegādes dokuments (pavadzīme-rēķins), tad jāņem vērā GL 11.panta 7.daļā noteiktās prasības attiecībā uz attaisnojuma dokumentu rekvizītu “paraksts” – par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī tādu dokumentu, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet satur citus šā panta piektajā daļā attaisnojuma dokumentam noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu, ja: [..] 1) dokumentu uzņēmums izsniedz [..] preces vai pakalpojuma saņēmējam samaksāšanai (rēķinu) un šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.
Savukārt GL 11.panta 8.daļā ir noteikts – par ārēju attaisnojuma dokumentu var uzskatīt arī tādu šajā daļā minētu dokumentu, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet satur citus šā panta piektajā daļā attaisnojuma dokumentam noteiktos rekvizītus un informāciju par saimniecisko darījumu, ja attiecīgajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esību uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā apliecina dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona:
1) dokumentu, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam – samaksāšanai (rēķinu);
2) dokumentu, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam – preces vai pakalpojuma saņēmējam – preces vai pakalpojuma pieņemšanai.
Vai pavadzīme jāparaksta?
Pavadzīmi-rēķinu tad var neparakstīt, ja izpildās kāds no GL noteiktajiem nosacījumiem:
- ja ir cits dokuments, kas apliecina darījuma esību un kam ir juridisks spēks, piemēram, līgums vai pieņemšanas-nodošanas akts;
- ja preču saņēmēja atbildīgā persona apliecina informācijas pareizību.
Kārtību, kādā atbildīgā persona apliecina informācijas pareizību, nosaka uzņēmuma vadītājs iekšējos normatīvajos aktos, piemēram, grāmatvedības organizācijas dokumentos.
Ņemot vērā minēto, jāatzīst, ka konkrēta atbilde ir vērtējama atkarībā no preču piegādes darījuma apstākļiem – dokumenta veida, iesaistīto pušu vienošanās, dokumenta formas. Vispārējā gadījumā attiecīgie dokumenti būtu jāparaksta gan preču piegādātājam, gan preču saņēmējam. Vienojošās pazīmes preču piegādes dokumentam un grāmatvedības attaisnojuma dokumentam – tos drīkst pašrocīgi neparakstīt, ja ir vienošanās starp darījuma partneriem un uzņēmumā noteikta konkrēta kārtība, kādā tiek apliecināti šādi darījumi.
Publikācija ir aizsargāta atbilstoši Autortiesību likuma normām. Raksta pārpublicēšana pieļaujama tikai ar autoru (Oto Kristiāns Abrams, Ivita Faituša) atļauju. Citēšanas gadījumā atsauce uz raksta autoriem ir obligāta.
Oto K. Abrams
SIA “Abrams Business Services” Vadītājs, galvenais grāmatvedis
LRĀGA biedrs
Mg. oec., sertificēts grāmatvedis (sert. Nr. 843)